코스모스

안녕하세요. 맡고 계신 업무와 간단한 자기소개 부탁드려요.

안녕하세요. 한양대 학생가치창출팀에서 근무하는 김은정 부장입니다. 학생가치창출팀은 타대학에서 찾아볼 수 없는 독특한 부서명인데요. ‘학생 가치 창출’이라는 글자 그대로의 교육철학을 담아 학생 중심의 행정 업무를 수행하겠다는 강한 의지가 담겨 있다고 봐주시면 될 것 같아요.

학생가치창출팀은 학생들이 편하게 공부할 수 있는 환경조성에 대해 고민하는 부서인데요. 구체적으로 비교과 통합 관리시스템인 하이루(HY-LU) 운영관리, 비교과 프로그램 표준화 및 모듈화 등 다양한 업무를 수행하고 있습니다.

비교과 통합관리 시스템(EMS) 도입을 왜 고려하게 됐나요

한양대는 커리어개발, 취업, 상담과 관련하여 다양한 비교과 프로그램이 운영되고 있는데요. 각각 주관하는 부서가 달라 예전부터 여기저기 산재돼 있는 비교과 프로그램을 통합적으로 관리할 시스템이 필요하다는 이야기가 나왔어요.

다만, 국가로부터 예산을 지원받아 비교과 프로그램을 운영해야 하는 특성상 여러가지 사항들을 고려해야하는 입장과 비교과 프로그램을 통합관리하는 주관부서에 대한 논의가 맞물리다보니, 실질적으로 비교과 통합관리 시스템을 도입하는 시기가 약간 늦어졌어요.

비교과 통합관리 시스템이 없을 때 가장 불편했던 점은 무엇인가요.

그동안 홍보수단이 부족해 비교과 프로그램 홍보를 하는 데 어려움을 겪었습니다. 학내 행사나 비교과 프로그램에 대한 홍보는 대부분 이메일이나 SNS를 통해 이뤄졌는데요. 그나마도 비교과 프로그램 소식을 알리는 이메일이 학생들에게 스팸메일로 처리되어 제대로 홍보를 하기가 어려웠어요.

게다가 코로나가 장기화되면서 학생들이 학교에 오지 않던 시기에는 홍보할 수단이 더욱 없었죠. 학생들 간에도 비교과 프로그램에 대한 관심도에 따라 정보격차 커져 이 같은 현실이 안타까웠습니다.

유비온의 코스모스를 선택하신 이유가 궁금합니다.

하이루를 구축하기 5~6개월 전부터 내부에서 자체적으로 자료조사를 시작했습니다. 다른 대학의 비교과 프로그램 플랫폼을 조사해 벤치마킹하며, 어떤 기능들을 구현하며 좋을지 다방면으로 논의했어요. 또 먼저 비교과 프로그램 플랫폼을 도입한 인근 대학에 문의하며 유비온의 코스모스 제품군을 알게 되었습니다.

한양대에 맞는 시스템 구축을 위해 중요시 여긴 부분은?

학생들의 참여 적극성을 이끌기 위한 방안에 대해 많이 고민했습니다. 비교과 프로그램은 강제성이 없다보니 학생들의 자율성이 가장 중요시 되는 활동이에요. 동기부여 차원에서 비교과 활동 참가 이력을 토대로 마일리지를 주는 제도를 만들었어요. 하이루 시스템에서 마일리지트 내역을 확인할 수 있습니다. 지속적으로 비교과 활동을 할 수 있는 동력을 제공하기 위해 마일리지 전환 혜택에 대해서도 논의하고 있습니다.

하이루에서 자율적인 참여를 이끌기 위한 기능으로는 구체적으로 무엇이 있나요.

학생들이 자기주도적으로 체계적인 이력 관리할 수 있도록 ‘마이 포트폴리오’ 기능을 강화했습니다. 동아리 활동, 공모전 성과, 자격증 등 다양한 자치 활동을 모두 마이 포트폴리오에서 관리할 수 있도록 했어요. 개인뿐 아니라 교내 학생활동을 하는 중앙 동아리들도 포트폴리오를 만들 수 있도록 구성했습니다. 기존에 코스모스 시스템에 있던 기능보다 요청한 것들이 많아 제가 꽤 귀찮게 해드렸을 거예요.(웃음)

효율적인 비교과 프로그램 운영을 위해 노력하고 있는 부분이 있다면

하이루에 비교과 활동에 대한 데이터가 쌓이면서 데이터에서 유용한 정보를 추출하고, 인사이트를 도출하는 일이 중요해지고 있습니다. 이를 위해서는 정량적인 통계 자료가 파악하지 못한 학생들의 솔직한 목소리를 파악하는 일도 필요한데요. HY-Data FACE 학생위원회의 도움을 받고 있습니다.

세부적인 기능 구성 시 학생위원회와 회의하여 실제 학생들의 반응을 유추해보기도 하며, 하이루 홍보에 필요한 콘텐츠를 카드뉴스로 제작해 SNS에 배포합니다. 학생위원회의 결과물은 운영성과에 대한 보고서를 작성할 때도 유용한 자료로 쓰인답니다.

실제로 학생들이 하이루를 잘 활용하나요.

자신만의 포트폴리오를 만들 수 있는 마이 포트폴리오 기능이 학생들에게 큰 호응을 얻고 있습니다. 앞서 말씀드린 것처럼, 중앙 동아리 학생들 또한 이 기능을 사용할 수 있는데 활용도가 좋습니다. 하이루 기능을 잘 활용한 우수 동아리를 뽑는 이벤트를 개최한 적이 있었거든요. 우수팀에 달리기 동아리가 선정됐는데 달리기 하며 찍은 사진들, 운동 일지, 달리기 참가자 등에 대한 기록과 사진들이 잘 아카이빙됐더라고요.

활용하고 나아진 점은 무엇인가요.

무엇보다 학생들이 비교과 활동을 한눈에 볼 수 있는 시스템이 생겨서 좋습니다. 또 운영 관리자가 바뀌어도 차질 없이 업무를 진행할 수 있다는 점이 큰 장점이에요. 모든 자치 활동들에 대한 관리 이력들이 하이루에 남아 있기 때문에 쉽게 진행했던 업무들을 살펴볼 수 있어요. 통계자료 보고서나 시행했던 만족도 조사결과를 통해 업무들을 파악할 수 있고, 데이터를 통해 업무 인사이트를 축적할 수 있어 도움이 됩니다.

행정 업무 편의성도 좋아졌어요. 예전에 오프라인으로 발급 받으면 재발급하기 어려웠던 증명서가 이제는 하이루를 통해 재발급 또한 쉽게 이뤄지고 있습니다.

마지막으로 코스모스를 한마디로 표현하신다면.

“ 코스모스는 지속가능하며, 종합적인 시스템이다”

운영자 입장에서는 데이터를 통해 지속적으로 관리운영할 수 있으며, 학습자 입장에서는 정규강좌 및 자치활동을 종합적으로 관리할 수 있는 시스템입니다.